Fatture digitali, parte la corsa all’adeguamento

Fonte: Il Sole 24 Ore

Le imprese fornitrici delle pubbliche amministrazioni devono già da oggi prepararsi all’applicazione delle nuove regole relative alla fatturazione elettronica. Infatti emettere, trasmettere e conservare obbligatoriamente in formato elettronico le fatture destinate alle pubbliche amministrazioni non completa gli impegni richiesti ai fornitori.
La pubblicazione del decreto ministeriale 55/2013 impone infatti l’acquisizione di una serie di informazioni, già in fase di stipula dei contratti di fornitura o in un momento successivo per i contratti già attivati, che risultano necessarie per una corretta gestione delle fatture. Il fornitore deve innanzitutto verificare da quando decorre l’obbligo di emettere fatture elettroniche relative alla Pa sua cliente: l’orizzonte temporale è a 12 mesi dall’entrata in vigore del decreto se si tratta di ministeri, agenzie fiscali e enti di previdenza; a 24 mesi per tutti gli altri soggetti ricompresi nell’elenco Istat. Va comunque considerato che il termine per l’adeguamento potrebbe essere ridotto a 6 mesi in presenza di amministrazioni che, volontariamente e sulla base di accordi con tutti i propri fornitori, potrebbero avere già deciso di attivare il Sistema di interscambio per la ricezione di fatture elettroniche passive.
Verificata la decorrenza dell’obbligo, il fornitore è chiamato a ristrutturare le proprie modalità interne di gestione delle fasi di emissione, trasmissione e conservazione delle fatture. Innanzitutto, a differenza di quanto previsto dall’articolo 21 del Dpr 633/1972, per fattura elettronica si intende un documento informatico in formato Xml, sottoscritto con firma elettronica qualificata o digitale. Quindi mentre nei rapporti tra privati la fattura elettronica può anche consistere in un allegato Pdf a una email trasmessa, una fattura destinata a una pubblica amministrazione deve avere un formato strutturato in Xml con sintassi e caratteristiche informatiche che saranno rese disponibili entro 30 giorni dalla data di pubblicazione del decreto sul sito www.fatturapa.gov.it. La fattura elettronica deve inoltre avere un contenuto informativo ben definito: il set di informazioni di natura fiscale, individuate agli articoli 21 e 21-bis del Dpr 633/1972, va integrato, innanzitutto, da informazioni ritenute indispensabili ai fini di una corretta trasmissione della fattura elettronica al soggetto destinatario. Si tratta delle indicazioni circa il trasmittente e i destinatari, questi ultimi identificati da un codice univoco assegnato dall’Ipa – Indice delle pubbliche amministrazioni. 
Occorre inoltre indicare informazioni utili per la completa dematerializzazione del ciclo passivo integrando il documento fattura con i sistemi gestionali e/o con i sistemi di pagamento. Tali informazioni, definite nel rapporto contrattuale tra le parti, sono l’ordine di acquisto, il contratto, la ricezione dei beni e servizi e le fatture collegate. Infine, possono essere indicate eventuali ulteriori informazioni di interesse per esigenze informative concordate tra cliente e fornitore ovvero specifiche dell’emittente, con riferimento a particolari tipologie di beni ceduti e prestati, o di utilità per il colloquio tra le parti, quali contatti, dati di riferimento dei Sal (stati avanzamento lavori) e dei documenti di trasporto. 
La maggior parte di queste informazioni non vengono a oggi gestite dai sistemi informativi dei fornitori, i quali il più delle volte non ne dispongono affatto. 
Ulteriore adempimento da realizzare è quello di trasmettere le fatture attraverso il sistema di interscambio, anche avvalendosi di intermediari: si possono a tal fine utilizzare sistemi di posta elettronica certificata o analoghi sistemi che certificano data e ora dell’invio e della ricezione, sistemi su rete internet con protocollo https, la rete Spc – sistema pubblico di conntettività oppure la trasmissione dati tra terminali remoti basato su protocollo Ftp. Le piccole e medie imprese potranno utilizzare i servizi informatici di generazione, trasmissione e conservazione messi a disposizione gratuitamente dal portale www.acquistinrete.pa.it.

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