MAGGIOLI EDITORE - La Gazzetta degli Enti Locali

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Fatture digitali, parte la corsa all'adeguamento
Dematerializzazione. Dopo il decreto

Le imprese fornitrici delle pubbliche amministrazioni devono già da oggi prepararsi all’applicazione delle nuove regole relative alla fatturazione elettronica. Infatti emettere, trasmettere e conservare obbligatoriamente in formato elettronico le fatture destinate alle pubbliche amministrazioni non completa gli impegni richiesti ai fornitori.
La pubblicazione del decreto ministeriale 55/2013 impone infatti l’acquisizione di una serie di informazioni, già in fase di stipula dei contratti di fornitura o in un momento successivo per i contratti già attivati, che risultano necessarie per una corretta gestione delle fatture. Il fornitore deve innanzitutto verificare da quando decorre l’obbligo di emettere fatture elettroniche relative alla Pa sua cliente: l’orizzonte temporale è a 12 mesi dall’entrata in vigore del decreto se si tratta di ministeri, agenzie fiscali e enti di previdenza; a 24 mesi per tutti gli altri soggetti ricompresi nell’elenco Istat. Va comunque considerato che il termine per l’adeguamento potrebbe essere ridotto a 6 mesi in presenza di amministrazioni che, volontariamente e sulla base di accordi con tutti i propri fornitori, potrebbero avere già deciso di attivare il Sistema di interscambio per la ricezione di fatture elettroniche passive.
Verificata la decorrenza dell’obbligo, il fornitore è chiamato a ristrutturare le proprie modalità interne di gestione delle fasi di emissione, trasmissione e conservazione delle fatture. Innanzitutto, a differenza di quanto previsto dall’articolo 21 del Dpr 633/1972, per fattura elettronica si intende un documento informatico in formato Xml, sottoscritto con firma elettronica qualificata o digitale. Quindi mentre nei rapporti tra privati la fattura elettronica può anche consistere in un allegato Pdf a una email trasmessa, una fattura destinata a una pubblica amministrazione deve avere un formato strutturato in Xml con sintassi e caratteristiche informatiche che saranno rese disponibili entro 30 giorni dalla data di pubblicazione del decreto sul sito www.fatturapa.gov.it. La fattura elettronica deve inoltre avere un contenuto informativo ben definito: il set di informazioni di natura fiscale, individuate agli articoli 21 e 21-bis del Dpr 633/1972, va integrato, innanzitutto, da informazioni ritenute indispensabili ai fini di una corretta trasmissione della fattura elettronica al soggetto destinatario. Si tratta delle indicazioni circa il trasmittente e i destinatari, questi ultimi identificati da un codice univoco assegnato dall’Ipa – Indice delle pubbliche amministrazioni.
Occorre inoltre indicare informazioni utili per la completa dematerializzazione del ciclo passivo integrando il documento fattura con i sistemi gestionali e/o con i sistemi di pagamento. Tali informazioni, definite nel rapporto contrattuale tra le parti, sono l’ordine di acquisto, il contratto, la ricezione dei beni e servizi e le fatture collegate. Infine, possono essere indicate eventuali ulteriori informazioni di interesse per esigenze informative concordate tra cliente e fornitore ovvero specifiche dell’emittente, con riferimento a particolari tipologie di beni ceduti e prestati, o di utilità per il colloquio tra le parti, quali contatti, dati di riferimento dei Sal (stati avanzamento lavori) e dei documenti di trasporto.
La maggior parte di queste informazioni non vengono a oggi gestite dai sistemi informativi dei fornitori, i quali il più delle volte non ne dispongono affatto.
Ulteriore adempimento da realizzare è quello di trasmettere le fatture attraverso il sistema di interscambio, anche avvalendosi di intermediari: si possono a tal fine utilizzare sistemi di posta elettronica certificata o analoghi sistemi che certificano data e ora dell’invio e della ricezione, sistemi su rete internet con protocollo https, la rete Spc – sistema pubblico di conntettività oppure la trasmissione dati tra terminali remoti basato su protocollo Ftp. Le piccole e medie imprese potranno utilizzare i servizi informatici di generazione, trasmissione e conservazione messi a disposizione gratuitamente dal portale www.acquistinrete.pa.it.