Comunicazioni ai consiglieri comunali: prevale l’uso della PEC istituzionale

L’invio delle comunicazioni e delle convocazioni ai consiglieri comunali deve avvenire tramite le caselle PEC istituzionali assegnate dall’Ente locale. È quanto chiarito dal Ministero dell’Interno (Dipartimento per gli Affari Interni e Territoriali) in un parere datato 9 gennaio 2026 in risposta a un quesito formulato da una Prefettura a seguito delle rimostranze di un consigliere comunale che aveva chiesto, reiteratamente, di ricevere le convocazioni del Consiglio all’indirizzo di posta elettronica certificata personale.

Secondo l’Ufficio ministeriale, la richiesta non può essere accolta, poiché la comunicazione istituzionale tra gli organi dell’ente deve avvenire attraverso i canali ufficiali messi a disposizione dall’Amministrazione. La casella PEC personale del consigliere, infatti, non assolve pienamente alla funzione pubblica, in quanto include anche comunicazioni private. Di contro, la PEC dell’Ente rappresenta lo spazio di interazione ufficiale tra l’Amministrazione e i suoi rappresentanti eletti.

Il quadro normativo: regolamento comunale e principio di “libertà delle forme”

Il Ministero richiama l’articolo 38 del d.lgs. 267/2000 (Testo Unico degli Enti Locali), secondo cui il funzionamento del Consiglio comunale è disciplinato dal relativo regolamento, approvato a maggioranza assoluta. Tale regolamento definisce, tra l’altro, le modalità di convocazione dei lavori consiliari. Qualora non vi siano disposizioni esplicite, vale il principio della “libertà delle forme”: le modalità di comunicazione devono essere idonee allo scopo, ossia consentire l’effettiva conoscenza della convocazione da parte del destinatario.
Nel caso specifico, il regolamento comunale non disciplinava in modo puntuale l’uso della PEC. Tuttavia, il Ministero ha ritenuto del tutto legittima – e anzi ordinaria – la scelta dell’ente di utilizzare la casella di posta elettronica certificata istituzionale, creata appositamente per ciascun consigliere.

Domicilio digitale e identità istituzionale: la separazione è necessaria

A rafforzare la posizione ministeriale interviene anche l’art. 3-bis del Codice dell’Amministrazione Digitale (d.lgs. n. 82/2005), il quale distingue chiaramente tra il domicilio digitale del cittadino e quello dell’amministratore pubblico.

La comunicazione tra Ente e rappresentanti eletti non rientra nei rapporti “cittadino–Pubblica Amministrazione”, ma in quelli interni all’organizzazione pubblica. Di conseguenza, le caselle PEC personali non possono assolvere a questo scopo.

La separazione tra identità privata e identità istituzionale – anche nel canale di posta elettronica – risponde, secondo il Ministero, a un’esigenza di trasparenza, uniformità e certezza del flusso comunicativo. L’uso della PEC dell’Ente garantisce inoltre la tracciabilità delle comunicazioni, il rispetto della normativa sulla privacy e l’integrità del procedimento amministrativo.

Conclusioni

Il parere ministeriale offre un’interpretazione coerente con il processo di digitalizzazione della PA, che valorizza l’identità digitale pubblica e impone standard di uniformità nei canali ufficiali di comunicazione.

I consiglieri comunali, pur essendo eletti dal corpo elettorale, operano all’interno di un’organizzazione pubblica che richiede l’uso di strumenti istituzionali per assicurare correttezza procedurale e trasparenza amministrativa.

In assenza di norme regolamentari diverse, la PEC assegnata dall’Ente resta quindi l’unico canale idoneo e legittimo per ricevere comunicazioni ufficiali, comprese le convocazioni del consiglio.