Aggiornamento del Manuale di gestione documentale: focus sugli adempimenti che le PA devono svolgere entro il 30 giugno 2025

Entro il 30 giugno 2025, tutte le Pubbliche Amministrazioni italiane sono obbligate ad aggiornare e pubblicare il proprio Manuale di gestione documentale sul sito istituzionale, in ottemperanza a quanto previsto dal Piano Triennale per l’informatica nella Pubblica Amministrazione 2024-2026. Si tratta di un passaggio-chiave per consolidare la digitalizzazione e la gestione elettronica dei documenti nella PA, in linea con le normative vigenti e le Linee guida aggiornate di AgID (Agenzia per l’Italia Digitale).

Contesto normativo e obiettivi

Il Piano Triennale per l’informatica nella Pubblica Amministrazione 2024-2026 delinea le strategie da adottare per proseguire nel percorso di trasformazione digitale della PA, puntando su maggiore efficacia amministrativa, digitalizzazione dei servizi e introduzione di tecnologie innovative come l’intelligenza artificiale. In questo scenario, l’aggiornamento del Manuale di gestione documentale diventa un tassello essenziale in quanto si inserisce nel quadro delle Linee guida AgID 2024-2026, che fissano requisiti più stringenti per la classificazione, i metadati, l’interoperabilità e la conservazione digitale dei documenti informatici.
L’obiettivo è chiaro: adottare esclusivamente strumenti digitali per la creazione, la trasmissione e l’archiviazione dei documenti, al fine di migliorarne la tracciabilità, la sicurezza e l’aderenza alle normative vigenti.

Cosa deve contenere il Manuale aggiornato

Il nuovo Manuale di gestione dovrà quindi includere una classificazione documentale aggiornata, il piano di fascicolazione, e le modalità con cui i documenti vengono versati e conservati digitalmente. Dovrà anche indicare i responsabili della gestione documentale per ogni Area Organizzativa Omogenea (AOO) e, qualora ce ne siano più di una, individuare un coordinatore.
L’aggiornamento dovrà inoltre tener conto delle nuove piattaforme come SEND e INAD, introdotte per regolare le comunicazioni digitali ufficiali, e recepire le recenti regole sui metadati, fondamentali per garantire la validità giuridica e la conservabilità dei documenti. Un altro aspetto cruciale è l’interoperabilità: sarà necessario assicurare che i sistemi documentali comunichino tra loro in modo efficace, utilizzando formati standard come XML o JSON e facendo ricorso alle API.
Dal punto di vista pratico e organizzativo, ogni amministrazione sarà chiamata a effettuare un’analisi approfondita del proprio sistema documentale, aggiornando il manuale secondo le procedure realmente adottate e definendo in modo chiaro le responsabilità interne, comprese quelle legate all’apertura dei fascicoli, alla gestione dei documenti e ai servizi digitali esternalizzati. Sarà inoltre obbligatorio nominare formalmente i responsabili della gestione documentale e, in una fase successiva (entro giugno 2026), quelli della conservazione digitale.

Il corso online in diretta

In vista della scadenza del 30 giugno, Maggioli Editore propone un nuovo corso online in diretta, che si terrà il 29 aprile dalle 9 alle 13 e dalle 14 alle 16.
Gestione documentale: cosa devono fare le Amministrazioni entro il 30 giugno 2025? Formazione, trasmissione, gestione e conservazione è il titolo del corso, a cura di Ernesto Belisario, rivolto a Responsabili, e loro collaboratori, dell’Ufficio per la transizione al digitale e per la gestione e conservazione dei documenti informatici di Amministrazioni e Società Pubbliche, a dirigenti di settore, e loro collaboratori, di Amministrazioni e Società Pubbliche, ad aziende informatiche e liberi professionisti.
Saranno oggetto di analisi le disposizioni del Codice dell’amministrazione digitale (Cad) che impongono l’uso esclusivo di strumenti digitali nella formazione, trasmissione e conservazione di documenti informatici. In particolare, si approfondirà l’impatto della normativa sui processi gestionali interni e sull’erogazione dei servizi ai cittadini, per poi focalizzare l’attenzione sulle prescrizioni delle Linee guida AgID sul documento informatico.

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