La maggior parte di chi usa per la prima volta un assistente AI segue uno schema prevedibile: pone una domanda, legge la risposta, chiude la conversazione. Se la risposta è utile, bene. Se è generica o incompleta, il giudizio è rapido: «non serve».
Il problema, nella maggior parte dei casi, non è lo strumento. È che un assistente AI non funziona come un motore di ricerca: non basta una domanda secca per ottenere un risultato utilizzabile nel lavoro quotidiano. La differenza la fa ciò che succede dopo la prima risposta.
Nella prima puntata di questa rubrica abbiamo visto come una domanda più precisa produca una risposta più operativa. Nella seconda abbiamo usato un prompt strutturato per ottenere un’analisi critica. Nella terza come usare l’AI per ricostruire il quadro normativo e giurisprudenziale su un tema specifico. Questa puntata introduce un principio diverso: l’iterazione, cioè la capacità di migliorare progressivamente la risposta dell’assistente attraverso 2-3 scambi successivi nella stessa conversazione, aggiungendo contesto, correggendo il tiro, chiedendo un formato diverso.
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Indice
Non si tratta di riscrivere tutto da capo ogni volta. Si tratta di guidare l’assistente verso l’output che serve, un messaggio alla volta. Prepara un’attività lavorativa reale su cui fare la prova: una risposta da dare a un cittadino, un parere da formulare, un atto da verificare, un quesito normativo da chiarire. Più il materiale è concreto, più l’esercizio è utile.
Guida passo-passo
- Aprire MIA dal portale Maggioli e porre una prima domanda diretta legata al proprio lavoro. Non serve costruire un prompt elaborato: si parte dal quesito così come lo si formulerebbe a un collega. L’obiettivo di questo primo messaggio non è ottenere la risposta definitiva, ma capire come l’assistente inquadra il tema.
- Leggere la risposta e valutare cosa manca. La prima risposta sarà quasi certamente corretta nell’impostazione generale, ma troppo generica per essere utilizzata direttamente. Questo è normale: non è un difetto dello strumento, è il punto di partenza dell’iterazione.
- Scrivere un secondo messaggio nella stessa conversazione (senza aprire una nuova chat!) che aggiunga il contesto specifico della propria situazione: Chi sei (il tuo ruolo), dove lavori (tipo e dimensione dell’Ente), qual è il caso concreto (cosa è successo, cosa devi decidere). Osservare come la risposta cambia.
- Se la risposta non è ancora nel formato giusto, dare una terza indicazione. Chiedere una scaletta di azioni numerate, una checklist con scadenze, una bozza di atto, un confronto tra opzioni. Questo è il cuore dell’iterazione: non serve riscrivere tutto, basta indicare a MIA come deve restituire l’informazione.
- Rileggere la conversazione nel suo insieme. Il filo della conversazione è già una traccia di lavoro: dalla domanda iniziale al contesto, dal contesto alla risposta operativa. Può essere utile come appunto per il fascicolo o come base per una discussione con i colleghi.
L’esempio concreto: tre scambi su un quesito reale
Per rendere visibile la differenza tra una domanda secca e una conversazione iterata, vediamo lo stesso tema affrontato in tre passaggi.
1) La domanda generica: «Come si gestisce una richiesta di accesso civico generalizzato?»
Cosa aspettarsi: MIA restituisce una panoramica corretta: spiega cos’è l’accesso civico generalizzato, cita il d.lgs. 33/2013, elenca i principi generali. Ma nessuna indicazione su scadenze precise, nessun passaggio operativo, nessun modello di risposta. È un punto di partenza, non un output utilizzabile.
2) Il contesto: «Si tratta di un Comune con 12.000 abitanti. Un cittadino ha chiesto via PEC copia di tutti i contratti di consulenza stipulati dall’ente nell’ultimo anno. Sono il funzionario responsabile della trasparenza. Cosa devo fare concretamente e entro quando?»
Cosa aspettarsi: la risposta cambia in modo sostanziale. MIA dovrebbe indicare il termine di 30 giorni, l’obbligo di coinvolgere i controinteressati, la necessità di valutare eventuali limiti legati a dati personali o clausole di riservatezza. Il passaggio dal generico al concreto è prodotto interamente dal contesto aggiunto — non da un prompt più sofisticato.
3) Il formato operativo: «Riscrivila come una scaletta di azioni numerate che posso seguire passo dopo passo, con i riferimenti normativi per ciascun passaggio. Aggiungi una bozza di risposta di accoglimento e una di diniego parziale motivato.»
Cosa aspettarsi: MIA produce una checklist operativa con passaggi e scadenze, seguita da due bozze di risposta con i riferimenti normativi integrati. L’output è direttamente utilizzabile come traccia di lavoro, da adattare al caso concreto.
Prompt pronto all’uso
Per chi vuole esercitarsi con un caso completo, ecco un prompt che simula l’intero flusso di iterazione in un unico messaggio strutturato. Copiare e incollare nella chat di MIA.
Sei un esperto in diritto amministrativo e procedimento amministrativo negli enti locali italiani.
Un cittadino ha inviato una richiesta di accesso civico generalizzato ai sensi dell’art. 5, comma 2, del d.lgs. 33/2013 al Comune dove lavoro. Chiede di ottenere copia di tutti i contratti di consulenza stipulati dall’ente nell’ultimo anno.
Contesto specifico: sono il funzionario responsabile della trasparenza di un Comune con 12.000 abitanti. È la prima richiesta di accesso civico generalizzato che ricevo.
Il tuo compito è:
(a) Spiegarmi cosa devo fare concretamente, passo dopo passo, con i termini e le scadenze previste dalla legge.
(b) Indicarmi se devo coinvolgere altri soggetti (controinteressati, responsabile del procedimento, altri uffici) e con quali modalità.
(c) Segnalarmi le eccezioni o i limiti che potrei dover applicare (dati personali, segreto commerciale, altri interessi tutelati).
(d) Fornirmi una bozza di risposta di accoglimento e una di diniego parziale motivato.
Organizza la risposta in sezioni numerate. Cita sempre articolo, comma e norma di riferimento. Se un’informazione non è certa o dipende da circostanze specifiche, indicalo esplicitamente.
Questo prompt incorpora in un unico messaggio i tre livelli dell’iterazione: tema, contesto e formato. È utile quando si ha già chiaro cosa si vuole ottenere. Ma il metodo dei tre scambi separati resta preferibile quando si esplora un tema per la prima volta, perché permette di aggiustare il tiro ad ogni passaggio sulla base di ciò che MIA restituisce.
Variante avanzata
Dopo aver ottenuto la risposta operativa, chiedere a MIA di cambiare prospettiva:
«Quali errori procedurali potrei commettere in questa situazione? Elenca i 5 errori più frequenti nella gestione dell’accesso civico generalizzato da parte di piccoli Comuni, con il rischio concreto associato a ciascuno.»
Problemi e soluzioni
Avete trovato un prompt che funziona particolarmente bene? Scriveteci, lo testiamo e, se è utile, lo pubblichiamo nella prossima uscita con il tuo nome. Se nel corso dell’utilizzo invece avete riscontrato un errore, un’ambiguità o una risposta che vi sembra fuori fuoco, segnalatecelo sempre alla casella di posta [email protected].
Leggi anche:
– Accesso agli atti di gara: come chiedere la cosa giusta a MIA, l’assistente AI della Gazzetta.
– MIA: come ottenere un feedback critico su atti e decisioni con l’AI.
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