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PRovinciaNet, rivoluzione a Parma

Sviluppata interamente da personale dell’ente, ha reso più rapida  ed economica la comunicazione interna, dematerializzando i documenti. Agevola il lavoro fornendo al personale una serie di utili strumenti. Inoltre favorisce la circolazione di conoscenze, contribuisce a rendere la struttura più efficiente e a “fare comunità”. Obiettivo: coinvolgere tutti nel processo di miglioramento continuo. Spiccato il livello di interazione sito-utente, con forum, blog e sondaggi. PRovinciaNet è segnalata nel sito Buoni esempi ed è stata una delle case history del Tavolo nazionale della comunicazione interna di URPdegliURP nel 2008

Uno strumento per le politiche dell’ente
“Attraverso la sua intranet, la Provincia di Parma parla ai propri dipendenti e soprattutto li ascolta – afferma il direttore generale dell’ente Enzo Cerbino –. L’intento è quello di coinvolgere tutti nel processo di miglioramento continuo e motivarli attraverso la trasparenza, la condivisione degli obiettivi, dei risultati e dei valori.” Un ente che dialoga al suo interno, ma con lo sguardo sempre rivolto alla sua mission. “Mettendo a disposizione del personale strumenti sempre più evoluti, vogliamo rendere l’ente più efficiente, fornire servizi migliori ai cittadini e diminuire i costi di gestione” spiega ancora Cerbino.

Informazione innanzitutto
Strumento principe della comunicazione interna, la intranet della Provincia di Parma è stata completamente ristrutturata nel 2007 ed è in continua evoluzione. Vi accede tutto il personale dell’ente, circa 500 tra dipendenti e collaboratori. In ogni computer della rete provinciale il browser si apre sempre automaticamente sulla intranet. La grafica è sobria, lo stile colloquiale e diretto, rivolto a una comunità di persone che lavorano insieme. Il “burocratese” è bandito, a favore della chiarezza e della comprensibilità. La metafora di navigazione del sito intreccia quattro elementi: fare/conoscere e il mio lavoro/il lavoro con gli altri.
Nella home tutta la parte centrale è riservata all’informazione. La notizia di primo piano riguarda i momenti fondamentali della vita dell’ente e la comunicazione valoriale, dall’illustrazione dei bilanci, alle riorganizzazioni interne, dalle campagne di comunicazione alla condivisione delle eccellenze. Seguono  le comunicazioni di servizio (oltre 200 l’anno), che con un semplice click vengono inviate a tutti gli utenti della rete e hanno sostituito completamente le circolari e le comunicazioni cartacee, con un notevole risparmio di tempo e di denaro. Quindi le convocazioni di Giunta e Consiglio, gli eventi organizzati dall’ente, e una finestra di informazioni turistiche. Un link dà accesso al sito dei comunicati stampa dell’ente. Sono messe in comune le informazioni relative ai bilanci, alla normativa, ai regolamenti, alla struttura dell’ente e alla composizione del personale. Si sono così dematerializzati corposi documenti, che una volta venivano stampati in numerose copie. Per chi vuole sapere tutto sui permessi di lavoro c’è Lavorare informati, con le informazioni e la modulistica, che presto tratterà anche di ferie e malattie. In un’apposita area riservata ognuno può trovare il cedolino dello stipendio, il conteggio delle presenze mensili e delle ferie, le spese telefoniche.
“Siamo un ente che vuole arrivare ad essere veramente trasparente, sia al suo interno, sia nei confronti dei cittadini – afferma il direttore – e per farlo puntiamo sulla tecnologia.”

Lavorare con più agio, lavorare meglio
Ma non c’è solo l’informazione: PRovinciaNet offre anche dei veri e propri strumenti di lavoro, di grande utilità pratica, raggruppati in un’area apposita. Ci sono gli applicativi necessari per gestire il bilancio di ciascun servizio, e quelli per cercare le persone che lavorano in ogni ufficio e gli amministratori coi relativi recapiti. E’ possibile prenotare per via telematica le sale dell’ente, richiedere assistenza informatica,  ricercare delibere e determinazioni dirigenziali, prenotare le auto di servizio, trovare tutti i professionisti accreditati per gli incarichi. E poi ci sono gli indirizzari, con relative etichette già pronte e i gruppi mail a disposizione di tutti. All’area del “fare comunità” appartengono la bacheca sindacale (autogestita dai sindacati), la bacheca del Cral, quella degli annunci, aggiornata dai dipendenti, e quella della mobilità sostenibile, con il suo blog. Per valorizzare le buone prassi c’è l’area dei successi. “La intranet è uno spazio di lavoro e anche di scambio, un luogo virtuale dove i dipendenti si incontrano e dialogano –  afferma il direttore Cerbino –. È un mezzo per far crescere la consapevolezza di ciascuno di far parte di un “noi”, che aiuta a stare meglio sul posto di lavoro, e alla fine a lavorare meglio.”

Condividere e ascoltare
Fin dall’inizio si è scelta la strada della condivisione. Si è partiti dalla rilevazione delle esigenze e dall’analisi dello status quo, attraverso un’indagine condotta a fine 2004, in collaborazione con l’Università di Bologna, con un questionario anonimo a campione. Quindi il gruppo di progetto (formato dai servizi comunicazione e sistemi informativi) ha incontrato dirigenti e funzionari di vari settori. La progettazione si è avvalsa anche del confronto con gli altri enti locali della regione, nel corso del seminario “Modelli di servizio sulle intranet”, organizzato nel 2006 dal CRC.
E il nome della nuova intranet è stato scelto dagli stessi lavoratori dell’ente, attraverso un sondaggio interno. A sei mesi dalla pubblicazione, la intranet è stata sottoposta a verifica, con un’indagine che ha spaziato sull’intera comunicazione interna, condotta in collaborazione con l’Università di Parma, tramite un questionario anonimo rivolto a tutto il personale, ovviamente compilabile sulla intranet.
Sulla base dei risultati, decisamente positivi, si è avviato un programma di messa a punto e ulteriore sviluppo; inoltre, poiché era emerso il suggerimento di approfondire l’analisi del clima, nel 2008 è stata effettuata un’indagine sul benessere organizzativo, sempre via intranet. Anche i risultati di questa operazione di auditing interno sono stati resi noti su PRovincia Net, come quelli del questionario sulla mobilità casa-lavoro svoltosi nel 2009 con le stesse modalità.

Web 2.0 e tecnologia
Gli utenti possono gestire contenuti in modalità partecipativa e web 2.0. Varie sono infatti le applicazioni che permettono un buon livello di interazione sito-utente: nel tempo sono stati attivati, tra l’altro, un forum sul benessere organizzativo, un blog sulla mobilità consapevole, e vari sondaggi on line. PRovinciaNet è stata sviluppata interamente dal personale del sistema informativo su piattaforma Windows ASP.Net; la struttura modulare e l’architettura multi-tier basata su S.O.A. rende la manutenzione e soprattutto lo sviluppo di nuove funzionalità relativamente semplice e veloce.

www.lagazzettadeglientilocali.it