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Il Comune di Cento sceglie le Google Apps e risparmia

Il Comune di Cento, località di circa 36.000 abitanti in provincia di Ferrara, ha deciso di sostituire il vecchio sistema di posta elettronica, giudicato troppo complesso e poco efficiente, con la più moderna e completa soluzione per la comunicazione e la collaborazione in modalità cloud computing Google Apps for Business, attivando dal maggio 2011 ad oggi circa 150 licenze.

“Abbiamo cominciato con i servizi di posta elettronica e calendario e siamo attualmente al 70% del processo di migrazione”, spiega Leonardo Busi, referente del progetto presso il Servizio sistemi Informativi del Comune di Cento. “Contiamo di terminare il passaggio per la fine di agosto, quando tutte le 250 postazioni di lavoro, 200 in sede e una cinquantina in remoto, adotteranno le Apps di Google”. La scelta di adottare le Google Apps da parte del Comune di Cento è stata motivata soprattutto dalla semplicità di utilizzo e dall’assoluta autonomia nella loro gestione. “Non abbiamo risorse interne esperte da destinare alla manutenzione e aggiornamento del sistema di posta elettronica – continua Leonardo Busi e per questo siamo approdati alle soluzioni di Google che, una volta installate, sono facilmente utilizzabili e gestibili e non richiedono alcun ulteriore esborso per la loro manutenzione. La Pubblica Amministrazione non può assumere nuove persone, ma il cloud computing e l’offerta di Google ci permettono ugualmente di snellire i nostri processi e stare al passo con i tempi”.

Oltre alla posta e al calendario, il Comune intende implementare anche altre applicazioni della suite di Google. “Abbiamo già iniziato ad utilizzare, per esempio, la funzione Google Sites per la creazione semplificata e istantanea di siti web con l’obiettivo di condividere informazioni, collaborando con i colleghi. Il sito di prova che abbiamo realizzato consente di assistere in streaming alle sedute del consiglio comunale. In futuro, potrebbe diventare uno strumento utile per condividere anche altre informazioni, sia internamente sia al di fuori degli uffici del Comune”.
“Chi già utilizza Google Apps ha verificato risparmi che vanno dal 50 al 70% rispetto alle soluzioni precedentemente utilizzate e nell’attuale situazione di tagli ai budget della Pubblica Amministrazione locale sono risultati di grande importanza” spiega Fabio Pancaldi, direzione commerciale di Injenia, il partner di Google che ha realizzato il progetto per il Comune di Cento. “Un esempio concreto dei risparmi sta nell’eliminazione dei server di posta interni, nell’abbattimento dei costi grazie al non doversi preoccupare della manutenzione dell’hardware, dell’aggiornamento dei software e di svolgere attività di backup. Sono questi alcuni dei vantaggi che l’ente ferrarese credo stia cominciando a riscontrare grazie all’utilizzo di Google Apps. In questo modo, inoltre, le risorse prima dedicate ad attività a basso valore aggiunto, possono essere meglio impiegate in modo che siano in grado di portare, grazie alla suite di Google, innovazione all’interno dell’ente, per realizzare soluzioni di collaboration e aumentando così l’efficienza delle attività interne, i livelli dei servizi erogati e migliorare la comunicazione con i cittadini”. “Nel 2012, contiamo di utilizzare Google Sites e Google Calendar anche per erogare servizi ai cittadini”, aggiunge Leonardo Busi.”Per esempio, vorremmo legare i servizi di prenotazione con la piattaforma fornita da Google, così da snellire le code agli sportelli e agevolare l’attività di front office. In questo modo i cittadini potranno fare prenotazioni online, controllando la disponibilità delle strutture di cui necessitano, risolvendo, tra l’altro, l’annoso problema dei colli di bottiglia che si creano nei centralini”.

L’OFFERTA 100% WEB DI GOOGLE PER IL CLOUD COMPUTING
Google Apps for Business è la proposta di Google per il cosiddetto cloud computing. E’ disponibile in versione gratuita (per utenti singoli e istituzioni scolastiche) o a pagamento per le aziende.  Google Apps include (con alcune differenze fra le diverse versioni) servizi di email, instant messaging, calendaring, condivisione documenti, creazione di siti, condivisione di video, sicurezza IT. Nella versione a pagamento Google Apps for Business sono compresi i seguenti servizi:

  •  webmail Gmail con mailbox da 25GB (la mailbox della versione gratuita è invece di 7 GB)
  • Google Calendar, l’applicazione per la gestione condivisa delle agende
  • Google Talk per l’instant messaging, la telefonia voice-over-IP e la video chat, con traduzione istantanea dei messaggi in 42 lingue
  • Google Sites per la creazione d siti web senza bisogno di competenze di programmazione
  • Google Docs per lavorare insieme su documenti, presentazioni e fogli elettronici senza necessità di scambio via email delle varie versioni; consente inoltre di vedere a video in tempo reale le modifiche effettuate da altri utenti connessi e di discuterle via chat
  • Google Video per il caricamento e la condivisione di video all’interno del dominio aziendale (questo servizio NON è compreso nella versione gratuita)
  • Opzione di autenticazione forte a due fattori per l’accesso ai servizi – in alternativa ai semplici nome utente + password, per un livello di sicurezza aggiuntivo
  • Supporto telefonico e via mail in italiano 24×7 (non compreso nella versione gratuita)
  • Funzionalità per l’amministrazione e l’integrazione con altre applicazioni aziendali tradizionali – ad esempio, l’azienda può continuare a usare Outlook come interfaccia, ma avere la posta in cloud con Gmail, oppure lavorare in ambiente Office, ma avere i documenti nella nuvola di Google (non compreso nella versione gratuita)
  • disponibilità del servizio del 99,9% garantita da contratto (mediante SLA, Service Level Agreement) (non compreso nella versione gratuita)
  • servizi per la sicurezza (protezione antispam, antivirus, ecc.) denominati Postini (forniti come opzione aggiuntiva nella versione business, non presenti in quella consumer)

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