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Documenti digitali con l’impronta

L’impronta digitale chiude il cerchio sull’archiviazione digitale dei documenti fiscali. Grazie alla trasmissione telematica della stessa tramite il canale entratel si otterrà infatti la sigillatura definitiva dell’archivio informatico dei documenti senza più la possibilità di modifica o sostituzione degli stessi. Il provvedimento direttoriale attuativo dell’impronta relativa ai documenti informatici rilevanti ai fini tributari, è stato emanato nella giornata di ieri e reso disponibile per gli utenti sul sito internet delle entrate. Il provvedimento attua le disposizioni contenute nel precedente dm 23 gennaio 2004 relativo alle modalità di assolvimento degli obblighi fiscali per i documenti informatici. In particolare vengono attuate le disposizioni previste nell’articolo 5 del citato decreto ministeriale che prevedevano appunto l’invio all’agenzia delle entrate dell’impronta digitale dell’archivio informatico oggetto di conservazione, della relativa sottoscrizione elettronica e marcatura temporale, rinviando ad un successivo provvedimento direttoriale l’individuazione delle modalità e tempi tecnici di tale comunicazione. L’impronta digitale dovrà essere comunicata all’agenzia delle entrate in via esclusivamente telematica entro la fine del quarto mese successivo alla scadenza del termine per la presentazione della dichiarazione dei redditi. Obbligati a tale comunicazione telematico sono il soggetto interessato, il responsabile della conservazione digitale dei documenti o il soggetto eventualmente da quest’ultimo delegato. La comunicazione telematica dell’impronta digitale dovrà necessariamente contenere: i dati identificativi del soggetto che effettua la comunicazione stessa; l’elenco dei documenti ai quali l’impronta digitale stessa si riferisce; il luogo nel quale è conservata l’evidenza informatica dalla quale l’impronta è stata generata; la marca temporale apposta all’archivio informatico. La comunicazione dell’impronta dell’archivio informatico oggetto di conservazione deve inoltre essere conforme alle specifiche tecniche approvate con il provvedimento direttoriale in commento. Il provvedimento di ieri detta anche la tempistica per la comunicazione delle impronte digitali. In linea generale tale comunicazione deve essere effettuata entro il quarto mese successivo alla scadenza della trasmissione telematica delle dichiarazioni dei redditi relativi al periodo d’imposta al quale gli archivi informatici si riferiscono. Quindi nell’ipotesi in cui il contribuente intenda generare l’archivio informatico dei documenti relativi al periodo d’imposta 2010, l’impronta di tale archivio informatico dovrà essere trasmessa alle entrate entro il mese di gennaio dell’anno 2012. Per gli archivi informatici relativi alle annualità precedenti generati secondo le modalità stabilite dal citato dm 23 gennaio 2004, i contribuenti dovranno procedere alla trasmissione telematica delle comunicazioni inerenti le relative impronte digitali entro la prima scadenza fissata nel provvedimento di ieri, ossia entro il prossimo 31 gennaio 2012. Quando la comunicazione dell’impronta informatica è effettuata tramite un intermediario abilitato sarà inoltre necessario indicare nella comunicazione anche la data nella quale l’intermediario ha assunto l’impegno alla trasmissione telematica della comunicazione. Quanto agli effetti della comunicazione all’Agenzia delle entrate dell’impronta dell’archivio informatico dei documenti rilevanti ai fini tributari oggetto della conservazione, occorre sottolineare come la stessa estenda la validità dei documenti oggetto di archiviazione fino alla permanenza ai fini tributari l’obbligo di conservazione dei documenti stessi. La comunicazione originaria può essere oggetto di una sola modifica e dovrà contenere tutti i dati in precedenza trasmessi con le modifiche e/o le integrazioni che si sono rese nel frattempo necessarie. Sarà invece un prossimo provvedimento direttoriale che dovrà disciplinare le modalità attraverso le quali le aziende che effettuano la conservazione digitale sostituiva dei documenti potranno esibire telematicamente i documenti conservati nell’archivio informatico all’amministrazione finanziaria.

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