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A Cremona la comunicazione interna è open source

Tutti insieme appassionatamente: alla scoperta della Intranet di uno dei comuni lombardi più sensibili all’esigenza del “condividere on line”. Tra esigenza di dematerializzazione e nuove applicazioni territoriali, documentali e amministrative

Il Comune di Cremona ha intrapreso da tempo la strada dell’utilizzo di software a codice aperto in tutti gli ambiti applicabili da una pubblica amministrazione. Per questo motivo la quasi totalità dei server  ha come sistema operativo Linux, i web server sono Apache e gli application server Tomcat e Jboss. Tutti i pcche escono dal Ced hanno installato Firefox, Thunderbird e OpenOffice: è infatti in corso una forte politica di convincimento agli utenti nell’adozione di software per la produttività d’ufficio con licenza libera. Sono stati organizzati, e verranno organizzati nei prossimi anni, corsi di formazione interni (tenuti da personale del servizio informatico) per l’utilizzo di OpenOffice. E’ stato quindi anche in quest’ottica che, quando l’ufficio comunicazione, nel lontano 2001, ha presentato un progetto per migliorare la comunicazione interna fra i dipendenti, il settore informatico del Comune di Cremona ha deciso di rivolgersi ad un content management system a codice aperto. La gratuità del CMS non è stata la motivazione principale della scelta: open source infatti non vuol dire gratis ma vuol dire avere la possibilità di “guardare” nel codice, per migliorarlo e ampliarne le funzionalità. Lo sviluppo condiviso del software inoltre permette di realizzare programmi di ottima qualità grazie al continuo testing che sviluppatori ed utilizzatori eseguono durante il ciclo di vita del progetto. Diversamente da quanto avviene nello sviluppo di software commerciale/proprietario, dove tipicamente è il marketing a definire le caratteristiche del prodotto, nel modello open source chi definisce le caratteristiche e l’evoluzione del software sono gli utenti della comunità di sviluppo. La collaborazione di più parti permette quindi al prodotto finale di raggiungere una complessità maggiore di quanto potrebbe ottenere un singolo gruppo di lavoro.

Il progetto
Alla fine del 2000 il servizio comunicazione elabora una bozza per la realizzazione di un portale intranet.  Il progetto intende rispondere “… all’esigenza, sempre più pressante all’interno dell’amministrazione comunale, di snellimento delle procedure nell’ottica di una corretta funzionalità dei servizi, investendo nell’utilizzo di strumenti informatici che permettano di migliorare l’efficienza gestionale e quindi imprimere un’accelerazione ai processi di cambiamento della macchina amministrativa”.

Obiettivi del portale intranet:

  •  informazione diffusa e tempestiva in quanto i settori possono disporre di un unico spazio per la pubblicazione delle informazioni, accessibile da tutti coloro che sono collegati;
  • notevole risparmio economico per l’amministrazione, in quanto la intranet presuppone l’adozione di strumenti informatici di comunicazione che elimineranno progressivamente l’utilizzo della carta e velocizzeranno le procedure e l’archiviazione dei dati;
  • standardizzazione delle procedure e delle informazioni, in quanto la intranet diventerà “l’ambiente unificato per le procedure. …”

Il portale viene ufficialmente “inaugurato” nel mese di febbraio 2002. E’ stato realizzato con PHPNuke.

I servizi del portale oggi
Dopo qualche anno, si decide di migrare il sito dal CMS PHPNuke al CMS PostNuke. L’operazione risulta abbastanza semplice. Contemporaneamente si integrano e/o modificano i servizi proposti.

  1. Bacheca RSU, bacheca del personale e altri nuovi argomenti
    Sul portale vengono pubblicate tutte le comunicazioni dirette ai dipendenti dal settore personale e dalle RSU. La pubblicazione di informazioni in queste due bacheche avviene tramite un weblog.
    Dopo il primo anno sono stati aggiunti al weblog altri sei argomenti: annunci, novità, pubblica amministrazione, sicurezza informatica, uso programmi, intranet. Il weblog permette di pubblicare, nell’home page del portale, gli articoli in ordine cronologico (dal più recente); ogni articolo è assegnato ad un argomento. In questo modo l’utente può consultare gli articoli anche per argomenti (gli argomenti infatti costituiscono le bacheche virtuali). Ogni dipendente può pubblicare articoli in ogni bacheca, ad eccezione della bacheca del personale e delle RSU che sono a disposizione (in scrittura) solo di utenti autorizzati. La pubblicazione degli articoli è moderata da un webmaster.
  2. Elenco telefonico dei dipendenti
    Si può accedere all’elenco telefonico attraverso una maschera di ricerca che permette di cercare per nome, settore di appartenenza, n. telefonico. L’aggiornamento dell’elenco è delegato al tecnico responsabile del centralino tramite un modulo online.
  3. Elenco email personali e di servizio
    E’ possibile scorrere l’elenco delle email attivate (l’elenco è predisposto per il “mailto”). E’ inoltre possibile, da queste pagine, richiedere una nuova email personale/di servizio e cambiare la password di accesso alla casella di posta elettronica.
  4. Elenco dei ristoratori convenzionati per il servizio mensa
    Questo database è consultabile attraverso una maschera che permette di cercare per giorno di chiusura/apertura, nome del bar/ristorante, zona della città, tipologia. L’aggiornamento dell’elenco è delegato all’operatore del settore personale addetto alla gestione del servizio mensa.
  5. Modulistica del personale
    I moduli del personale disponibili per la compilazione online sono numerosi: si va dall’autorizzazione alla missione fino alle dimissioni dal servizio.

Grazie al portale parecchie comunicazioni sono circolate in tempo reale e senza grande impegno, permettendo a tutti di essere raggiunti da informazioni importanti. Sul portale vengono inseriti articoli di vario genere, dalle disposizioni relative al personale alle comunicazione sull’uso dei programmi o sulle novità in materia tecnologica, dagli annunci relativi alle iniziative promosse del Comune ai notiziari ai lavoratori pubblicate dalle RSU. Noi del settore informatico utilizziamo questo strumento quando dobbiamo ad esempio dare comunicazione di manutenzione straordinaria di server o di applicazioni, o per informare di malfunzionamenti. Sul portale sono anche attive parecchie discussioni nei forum che trasformano l’intranet in una piazza virtuale dove poter parlare di tutto un po': problemi informatici, problematiche legate al personale, cerco/vendo/offro ecc. Dal portale è anche possibile scaricare file utili ed importanti, dall’ultima versione del client di posta al contratto collettivo nazionale, dal piano esecutivo di gestione ai loghi dell’amministrazione: il tutto organizzato in categorie che rendono la ricerca facile ed intuitiva. Sull’intranet hanno trovato spazio anche alcuni settori del Comune che avevano l’esigenza di condividere con i colleghi il proprio materiale:

  •  il SIT – servizio informativo territoriale che mette a disposizione parecchie informazioni utili sul territorio: elenco delle vie, statistiche sulla popolazione, cartografie ed altro ancora;
  • la gestione del territorio che rende accessibile a tutti il piano di governo del territorio (PGT) del Comune di Cremona.

Non solo PostNuke… c’è anche java!
Dal portale “informativo” l’utente viene trasportato, in maniera del tutto trasparente ed autenticato automaticamente tramite LDAP, a quella che noi abbiamo chiamato intranet “applicativa”. Sviluppata in java2ee, utilizzando il framework Struts con backend EJB, ci ha consentito la messa in produzione di una serie di servizi, a disposizione dei dipendenti di tutto il Comune o di alcuni settori particolari, che consentono notevole risparmio di carta e tempo: richiesta ferie, richieste mozioni economali, visualizzazione timbrature, gestione dei reclami dei cittadini, consultazione del bilancio per i capitoli assegnati al settore, gestione della biblioteca del centro famiglie, consultazione contratti e convenzioni, gestione della pubblicazione on line dei progetti dei lavori pubblici. Inoltre è stato sviluppato il progetto di “gestione documentale”, sviluppato in tecnologia Java dietro nostre specifiche richieste e con modalità  open source e che consente al momento di gestire tutta la rassegna stampa (inserimento di articoli dei giornali e consultazione per argomento, fascicolo, data pubblicazione, testata); l’inserimento e la consultazione di tutti i contratti, pubblici o privati, con il Comune di Cremona, l’inserimento e la consultazione di tutte le denunce Ici, tarsu e icp. Di seguito una brevissima descrizione dei principali servizi.

  1. Consultazione timbrature
    Ogni dipendente può accedere al modulo che, riconosciuto l’utente, permette di visualizzare la propria situazione legata alle timbrature; il modulo permette di visualizzare diversi dati come le timbrature di ogni mese (fino a quelle del giorno precedente), la situazione dei congedi, delle ore effettuate, delle assenze. I dirigenti e i responsabili di posizioni organizzative possono consultare le timbrature dei dipendenti del proprio settore/servizio.
  2. Consultazione PEG assegnati
    Questo modulo permette, solo agli utenti autorizzati (ad es. dirigenti, posizioni organizzative), di consultare la situazione dei capitoli assegnati, le movimentazioni, le imputazioni.
  3. Consultazione Anagrafe
    L’applicazione “anagrafe” permette la consultazione della banca dati dell’anagrafe del comune di Cremona. Sono stati sviluppati due livelli di ricerca uno di base, “anagrafe livello 1”, che visualizza i dati essenziali dell’individuo senza esporre la paternità e uno completo, “anagrafe livello 2”, che visualizza i dati completi dell’individuo compresi i genitori. Agli utenti viene assegnato il livello di ricerca in base alle loro esigenze su indicazione dell’ufficio anagrafe. La ricerca viene effettuata in base a nome, cognome, data di nascita e residenza.
  4. Consultazione Atti Amministrativi
    All’interno di ogni settore, uno o più utenti sono stati abilitati alla consultazione degli atti amministrativi. Si può seguire l’iter delle determinazioni del proprio settore e si possono visualizzare tutte le determinazioni e le delibere di Giunta e Consiglio dell’intero Comune che sono giunte a conclusione, con la possibilità di leggere il testo definitivo dell’atto.

Ma non stiamo fermi! Prossimamente, prevedibilmente il prossimo anno, passeremo il tutto ad un altro CMS, ovviamente open source. Useremo il passaggio del portale intranet come test per il passaggio del ben più complesso sito del Comune di Cremona.

InSito: visualizzatore di informazioni legate al territorio
Fra i servizi offerti sulla intranet, molto apprezzato è InSito, è un’applicazione web per la navigazione tra le informazioni del territorio a disposizione di tutti i servizi comunali, che incrocia cioè diverse aree informative settoriali del Comune di Cremona attraverso chiavi territoriali e cartografia. Inserendo una chiave territoriale qualsiasi tra “indirizzo”, “foglio-mappale” o “codice fiscale”, l’utente potrà accedere alle banche dati di anagrafe, sportello unico, catasto censuario, tributi e camera di commercio organizzate logicamente per chiavi territoriali. Ovvero, inserendo una chiave territoriale la procedura si occupa di fornire una lettura logica dei dati a questo legato: situazione anagrafica, proprietà immobiliari, concessioni e autorizzazioni edilizie rilasciate ecc.

Document Management e work-flow per il monitoraggio delle fatture passive
E’ noto che nell’ambito della pubblica amministrazione è attualmente un obiettivo primario la de-materializzazione dei documenti. Un primo passo necessario, per raggiungere tale obiettivo,  è quello di utilizzare fascicoli elettronici che si muovono all’interno del procedimento amministrativo, che di solito coinvolge diversi settori, senza che si verifichi la necessità di eseguire molteplici copie cartacee. Il document management è sicuramente un tassello di quest’evoluzione, che però deve essere integrato con un sistema in grado di seguire di passo in passo i movimenti e le attività che vengono eseguite attorno ad un fascicolo. E’ stato quindi realizzato, all’interno dell’applicativo di gestione documentale DmArea, il modulo applicativo di work-flow (WfArea), che introduce nella gestione documentale il concetto di procedimento o pratica, composto essenzialmente da tre parti:

  •  anagrafica: composta dalle informazioni tipiche che identificano il procedimento. Gli attributi sono personalizzabili per ogni tipologia di procedimento;
  • iter procedurale: registrazione di tutte le attività svolte all’interno del procedimento con relativo stato, data di esecuzione, esecutore, annotazioni e eventuale documento collegato;
  •  fascicolo elettronico: elenco delle immagini elettroniche di tutti i documenti legati al  procedimento.

L’applicativo doveva dare la possibilità di gestire work-flow di procedimenti generici, pertanto è stato dotato di tutte le funzionalità di amministrazione che permettono di creare “ambienti ad hoc” per i diversi casi. Si procede con la definizione dell’area (per es. contratti, fatturazione, deliberazioni ecc.) all’interno della quale si identificano le diverse tipologie di procedimenti amministrativi da informatizzare (per es. contratto pubblico, contratto privato, fattura passiva, determina dirigenziale). Successivamente vengono stabiliti gli attributi informativi legati alla singola tipologia (per es. tipologia contratto: data stipula, contraente, numero ecc.). Sempre in fase di definizione dell’ambiente di lavoro ad una tipologia di procedimento possono essere associate una o più sequenze di attività raggruppate se necessario in fasi. Queste attività compongono un iter procedurale predefinito, cioè un iter che, in base al lavoro svolto normalmente, dovrebbe andare bene per la maggior parte delle pratiche di quello specifico tipo. Per ogni attività si possono imporre specifiche autorizzazioni allo svolgimento (assegnando un settore e/o un operatore preposto). Nel momento in cui verrà avviato un procedimento di una determinata tipologia, verranno identificati gli attributi anagrafici e ad esso verrà “associato” uno degli iter predefiniti per la tipologia di appartenenza La gestione delle fatture passive è stata la prima personalizzazione del sistema. Le fatture passive sono da considerarsi, infatti, una particolare tipologia di procedimento del sistema di work-flow alla quale verranno associati:

  •  un subset di informazioni anagrafiche;
  •  un iter predefinito;
  • un fascicolo documentale.

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